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同窓会名簿のデータ変更のタイミングは？

【個人情報保護法のツボ201008.22 その５】

┏　Ｑ　┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳

　私立大学の事務職で、同窓会の事務局を担当しております。
同窓生は数万人にのぼるため、個人情報取扱事業者であることを認識し、
個人情報の管理体制も整備しました。
先日、ある同窓生から
「住所変更のハガキを送ったが名簿は更新されないのか？法律の義務違反では？」
との問合せがありました。
名簿は通常年１回の更新で、住所変更などもこの時に反映しています。

┏　Ａ　┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳┳

　これは、個人情報保護法の「正確性の確保」に該当します。
「個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内で
個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない」
という「努力義務」があります。
　今回のように、個人データの利用目的が同窓会名簿の作成であり、
その名簿の更新が年に１回で、データの更新もその時と決まっているのであれば、
「正確性を確保している」対応と言えますので、
現在の対応で問題ありません。
必ずしも「すぐに、すべてのデータを最新にする」
ことが求められているわけではありません。
　一方、週に１回メールマガジンを発行している事業者が、
メールアドレス変更の連絡を１ヶ月放置していたような場合は、
努力義務を果たしているとは言えません。
状況に応じた判断が必要ですね。

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